くらしの知恵・雑学

部下にも教えたい社員証や入館証を絶対失くさないための7つの対策まとめ

あなたも会社や派遣先で、社員証や入館証を渡されているのではないでしょうか。

企業におけるセキュリティ事故の多くは、メールのご送信と入館証の紛失です。

入館証を失くすとどうなるか、会社でもうるさく言われていると思いますが、今一度おさらいです。

入館証を失くすとどうなる?

もし、入館証を拾った他人が入館証を使って会社に侵入したらどうなるでしょうか。

会社のなかには極秘情報がいっぱいです。

個人情報、社内秘の営業情報が盗まれたり、なんかの事件が起きたりすると億単位かそれ以上の損失になりかねません。

さらに、入館証を失くした本人に対して損害賠償が発生する可能性があります。

僕がいるシステムエンジニアの業界(SESなど)では、客先に常駐して仕事をするのが一般的です。

お客様から借用した入館証を無くすと、確実に客先の信用を失います。

信用を失うのはあなただけではなく、所属している会社もなんですよね。

良くて取引停止、下手すれば損害賠償が発生します。

たちが悪いのは、謝っても許されないってところなんですよ。

無くした入館証が見つかるまで探せ!と先方に言われて会社総動員で不眠不休で捜索活動をした、なんて話も聞きます。

入館証紛失の事例

私の経験でもっとも酷かった事例をご紹介しておきましょう。

私の入場が決まっていたシステム開発の案件があありました。

ですが、事件が起きて仕事が白紙になりました。

お察しの通り、原因は先に参画していたメンバーのセキュリティ事故(入館証紛失)です。

飲み会で酔っ払い、帰りに入館証が入ったバッグをまるごとどこかに置き忘れたらしいです。

その結果、相手企業との全面的な取引停止に発展しまして、、結果的に当事者でもない私も入場が白紙になったわけです。最悪ですよね。

自分は気をつけていても他人の不注意で被害を被ったので、とても記憶に残っていますね。

社会に出れば、行動に責任が伴います。

社会人経験が長く、信用が厚い人ほど、社員証や入館証の紛失防止策をしっかりやっています。

今回は、僕が12年の経験でかなり効果的だった紛失の対策をずらっとまとめてみました。

是非参考にしてください。

1. 会社とプライベートのバッグを分ける

当たり前ですが、バッグはプライベートと仕事で分けましょう。

信じがたいのですが、仕事のバッグをプライベートでも使っている人がいるんですよ。

すみません、かばんに入館証入れっぱなしで遊びに行ったら失くしました…。

という事例は、あります。

とくに、社会に出たばかりの新入社員や若手に多いです。ファッションに無頓着なら尚更かも?

企業として、仕事用のバッグとプライベートを分けるように、ルールを決めておくだけでも抑止効果になりそうですね。

2. 入館証を入れる定位置をつくる

入館証を入れる定位置をカバンの中で決めておきましょう。

トートバッグのように、ポケットがないものは避けたほうが無難です。

しまう定位置はファスナー付きのポケットが望ましいです。そして、そのポケットには他のものを絶対に入れてはいけません。

開け締めが頻繁なポケットに入館証を入れてしまうと、なにかの拍子に落としたり、取り出したものにひっかかるので、非常に危険です。

例えば定期券と同じポケットとか最悪ですね。いつか駅で落としますよ。

入館証をしまうポケットは、開け締めを最小限にするために、他には何も入れないようにしましょう。

3. 電車の網棚にかばんを置かない

かばんを網棚に置いてはいけません。

最近では網棚は危険という考えが広く定着しつつあるので、普段は大丈夫なのですが、、

このケースで失くすのは、飲み会の後がほとんどです。

入館証が入ったカバンを電車に置いてきて、翌朝気づいて紛失届を出しました、という人が年末になると風物詩の如く現れます。

普段から網棚を使わない習慣付けをしておかないと、いつかやらかします。

かばんは体から離さない、社会人として常識です。

4. 飲み会の日は入館証を会社に置いて行く

これは、本人というよりチームとしての対策です。

飲み会の日は、会社の引き出しに置いて行く。これが最強です。

僕がお世話になった企業では、飲み会の日は上司が部下の入館証をまとめて預かり、明朝みんなに返すなどの対策をしていました。

預かる上司は負担が増えますが、これはかなり効果的です。

あなたのチームでも導入してはいかがですか?

5. ストラップに関する対策

入館証がネックストラップから切れて失くした、というのもよくあるバターンです。

僕自身、このケースの対策には悩んでいます。

ストラップを自由に選んでいい会社はかなり少ないです。ストラップの色で契約形態を判断する為ですね。

ストラップが変えられない以上は仕方がないので、どうにか知恵をひねるしかありません。

まず、ストラップの紐に関してはネックストラップを2本することを検討しましょう。

もちろん、どちらかが切れても先端の入館証が落ちないようにしなくてはいけません。

2本にするのが難しい場合、ストラップの劣化をよく観察するしかありません。

チームとして月に一回確認する決まりを設けると良いでしょう。

また、ストラップと入館証ホルダーが離れないように、継ぎ目をしっかりと補強するのも効果的です。

カードがホルダーから抜け落ちる対策

出口をセロテープかホチキスで留めるのがベスト。

横からIDを差し込むパターンのカードホルダーの場合は、絶対にやってください。

私は書類まとめるあの黒いやつ(ダブルクリップっていうらしい)で留めていました。

これ意外と優れもので、この針金の部分とネックストラップをボールチェーンか紐で繋いでなんちゃって命綱が作れるんですよね。

ぜひ試してみてください。

コードリール付きストラップの対策

これが便利なんだけど本当に厄介。

リールの付け根とリールの先端が外れやすくなっているパターンが多く、伸びるコードが細い為、そのうちかならず擦れて切れるという社員証入れとしては欠陥だらけのお粗末な商品です。

リールの先から入館証だけが外れて紛失、という悲劇を生むサイコパスの筆頭格。

こんな欠陥品、使わないにこしたことはないですが、使う場合にはコードの劣化を定期的に確認する。リールを使わない。

そして継ぎ目同士を補強できないか検討しましょう。

ホルダーに名刺などの連絡先、電話番号を一緒に入れておく

これも外で失くした時にかなり有効な対策です。

親切な方や警察官や駅員さんが電話で連絡してくれる可能性を期待できます。

僕も品川駅で社員証を拾ったことがありますが、社員証に電話番号が書いてあったので、その場で落とし主に電話し、無事に届けられたことがあります。

なので、保険としては有効な対策です。

だからといって失くしたらちゃんと黙ってないで、上司や責任者に報告は怠らないでくださいね!

最後に:結局は口酸っぱく注意喚起し続けること


人間、気が緩むと失敗するもの。

結局は普段から口酸っぱく注意喚起して各々が気を緩めないことが一番肝心です。

何度も言われれば、徐々にですが危機感は浸透しますし、上司が部下に出来る最も効果的な対策といってもいいでしょう。

とにかく諦めないのが肝心!

以上、7つの対策でした。

一人一人が気をつけて、今年も無事故で乗り切りましょう!

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けいさん
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社員を持たない主義のミニマル起業家。今年会社設立予定。執筆活動/ブログ・メディア運営/システムエンジニアなど。妻のくるみと婚活の事業Marry Me!を始めました。